Sei Smart o sei Vintage: dove scrivi i tuoi appunti

Smart working non significa solo avere il tuo ufficio a portata di mano, ma utilizzare strumenti ed applicativi utili affinché il tuo lavoro guadagni qualità. Prendere appunti durante una giornata è tra le attività più impegnative in assoluto. Ricordare i dettagli è la differenze.

C’era una volta “penna e calamaio”

Quando sono in giro da clienti devo sempre preoccuparmi di avere un paio di fogli per scrivere (la penna per fortuna quella non manca mai!). La fase della presa di appunti è molto importante e delicata. È molto più semplice perdere un foglio di quanto si possa pensare. Il ché è molto fastidioso ed irritante, soprattutto perché penalizza la qualità del mio lavoro. Questi sono gli imprevisti, anche un po’ prevedibili se vogliamo, dell’uso della carta.

Il problema è che per un po’ ho utilizzato un fantastico Samsung Tab Pro 10. Davvero un ottimo tablet! Peccato che fosse in 3G, brandizzato Wind e che per un nuovo commerciale Vodafone che proponeva con entusiasmo il famigerato 4G…beh vado oltre?

Fatto sta che non ho potuto più utilizzare l’app nativa S-Note ed ho iniziato a provare altre soluzioni. Simplenote, Google Keep, Notion, OneNote, Evernote, tutte ottime app. Alcune (le prime due) un pò acerbe e poco funzionali alle mie esigenze; le altre due…vale la pena soffermarsi.

OneNote, un quaderno multimediale.

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Iniziamo da OneNote, appartenente alla famiglia di Microsoft ed indipendente da Office 365. L’ho trovata una buonissima app, funzionale ed ordinata. E’ un vero e proprio quaderno per appunti, nel quale riportare note (anche a mano libera), elenchi, tabelle e file multimediali. L’editing è eccezionale e non ci si poteva aspettare altro da una app nativa di Microsoft Office. Il tutto si salva su OneDrive, per cui basta un account Microsoft per poterla utilizzare. Infine, è gratuita.

L’unico difetto che ho riscontrato poco funzionale per le mie esigenze è la mancanza di promemoria, cioè di un impostare una data a cui rimandare l’annotazione.

Evernote è un contenitore, uno spazio dove archiviare gli appunti di un lavoro.

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Evernote, invece, è un’app universale…unica direi! Innanzitutto lo spazio di archiviazione è illimitato, quindi puoi riportare appunti (anche a mano libera), elenchi, creare tabelle, file multimediali e…inserire i promemoria, utili per non dimenticare nulla. Rispetto a OneNote, è possibile inserire i tag che aiutano la funzione di ricerca (davvero potente) per non perdere proprio nulla. Ma siccome nessuno è perfetto, anche Evernote ha i suoi difetti.

Non è completamente gratuito! Ovvero, la versione free è molto limitativa in quanto non lavora offline, non carica i pdf e lo spazio di caricamento dati mensile è limitato a 60Mb (ma rimane illimitato nel tempo). Mentre i piani a pagamento valgono la pena ma dipende dalle reali esigenze.

Ma se Evernote è un contenitore, uno spazio dove archiviare gli appunti, perché dovrei utilizzarlo? Tra i vari servizi di storage già in utilizzo, perché mi dovrei affidare ad Evernote?

Personalmente, da utente Evernote posso solo parlarne bene di questa app, ma non posso ritenermi del tutto soddisfatto. Mi spiego meglio con un esempio pratico.

Per prendere appunti utili per il mio sito, inizialmente ho utilizzato Evernote per la prima stesura, ma mi sono accorto di svolgere un doppio lavoro. L’app non gode di un editing entusiasmante, anzi è molto basico. Quindi, posso prendere sì nota, ma poi devo rielaborare tutto su Documenti Google.

Se necessitassi di una tabella, Evernote ti offre la sua tabella, ma non ci sono le funzioni matematiche, quindi il più delle volte le stesse tabelle risultano un pò inutili e fini a se stesse.

Tutto questo perché la mia esperienza d’uso non risulta consona e corretta rispetto a ciò che Evernote è in grado di offrirmi. Molto probabilmente, le mie esigenze sono diverse dalle sue funzioni ed forse per questo motivo che, piano piano, ne ho ridotto l’utilizzo.

Vale la pena un servizio a pagamento per prendere delle note?

Quindi, tra OneNote ed Evernote le differenze sono  sostanzialmente due:

  1. il servizio gratuito dell’app di casa Microsoft offre una soluzione interessante che in Evernote, invece, la si riscontra solo nel servizio a pagamento (utilizzo il piano Plus) ma fatto meglio;
  2. la modalità d’uso. OneNote è, ripeto, un quaderno (infatti è molto usato nelle scuole e all’Università). Evernote è un contenitore di raccolta, una scrivania dove mettere insieme tutti gli elementi di un progetto.

Quale sia la tua app, dipende tutto dalla modalità di utilizzo e cosa ti deve permettere di fare.

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Vedi anche: Trello (ideale per i lavori di gruppo e si integra perfettamente anche con le app sopra citate)

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