Categorie
Strategie Digitali

GOOGLE DRIVE: molto più di un’alternativa!

Una Suite completa e leggera. Spazio di archiviazione e gestione documenti in cloud.

Risultato immagini per google drive

Google Drive non è solo un’alternativa ma una concreta e valida opzione a Office 365. Puoi scrivere documenti, elaborare dati e tabelle ed effettuare presentazioni aziendali utilizzando qualsiasi dispositivo…che tu sia online e/o offline.

Negli anni ho provato Dropbox, One Drive e Google Drive, utilizzandoli anche per motivi diversi e specifici. Tengo a sottolineare che tutti e tre sono sicuramente i migliori cloud storage ed ognuno di essi con caratteristiche specifiche.

Non sto qui a confrontare servizi similari e concorrenti, non è lo stile di questo blog. Mi limito a raccontare la mia esperienza coi servizi di cui mi occupo quotidianamente, riportando ciò che sono state le mie esigenze che hanno motivato le mie scelte.

Quando ho iniziato ad approcciarmi a questo tipo di archivio mi sono prima documentato delle loro caratteristiche. Ero indeciso, ma ad aiutarmi nella scelta fu l’acquisto di un Samsung Galaxy Tab 10, che mi regalò uno spazio su Dropbox di 50Gb. Beh, non ho esitato e ho iniziato a lavorarci su.

Ho sempre separato il lavoro dalla vita personale e quindi l’ho fatto anche con la tecnologie: Dropbox per il lavoro e Google Drive per il personale (quindi un uso secondario e solo per documenti, pochini onestamente).

Poi arriva nel 2015 Windows 10 e prendo un Lumia 950. Nell’ecosistema Microsoft è naturale ed ovvio attivare anche One Drive, soprattutto per la cartella immagini (il Lumia sincronizza solo col Drive di Windows!).

Intanto, Google Drive è lì ad un ruolo pressoché marginale della mia vita digitale e smart.

Onestamente, non so in quanti utilizzano i tre cloud storage contemporaneamente o anche altre piattaforme, ma personalmente ho deciso di semplificare ed alleggerire il carico di lavoro mio e dei miei device.

Ho deciso di accentrare quanto più possibile il mio archivio in cloud su piattaforma Google e quindi di sposare Google Drive in toto.

Perché ho scelto Google Drive?

Vediamo i motivi della mia scelta. Quali esigenze realizza Google Drive?

Ricordiamoci che Drive è parte integrante della Suite di Google, per cui ha una serie di servizi ottimizzati che diversamente sarei costretto a mettere insieme. Un esempio? Oltre all’archivio, base di partenza nel confronto con le altre piattaforme:

  • Sostituisce Office 365 con le proprie app Documenti, Fogli e Presentazioni
  • Lettore PDF integrato
  • Scanner PDF integrato
  • 15Gb di spazio per la versione free (30Gb per la versione a pagamento e possibilità di estendere fino a 10Tb)
  • Tutti i file nativi in Google non occupano spazio, per cui la capacità di archivio diventa quasi illimitata
  • Google Foto integrato ed illimitato
  • Funzione documenti offline

Insomma, rispetto alla concorrenza Google Drive è molto più ricco, non richiede alcuna installazione, senza contare i livelli di sicurezza, decisamente avanzati, ed ha un costo molto onesto per il servizio offerto (gratuito per i 15Gb!!!).

Google Drive, quindi, si è dimostrato un ottimo compagno di lavoro, soprattutto se si lavora in mobilità!

Documenti Google: scrivere ovunque tu sia senza perdere la formattazione del tuo testo!

Documenti Google è lo strumenti di elaborazione testi incluso nella Suite, l’equivalente di Word per Office 365.

Questa applicazione è cresciuta moltissimo negli ultimi 3 anni, in maniera esponenziale direi. All’inizio, onestamente, non ci avrei scommesso un centesimo, troppo basica e povera di funzioni per poter ambire ad acquisire quote di mercato tra gli utenti. Invece…

Invece, dopo 4 anni e più ritorno a provarla e…WOW!!!! E’ completa, veloce, semplice.

Scrivere un documento di qualsiasi natura è un vero piacere! La uso per l’elaborazione delle bozze per il blog e mi permette di scrivere in qualsiasi momento della giornata, ovunque mi trovi, mantenendo la stessa formattazione da PC o da mobile. E’ leggera (rispetto a Word pesa meno della metà!), intuitiva e dotata di tantissime funzioni molto interessanti, che non saprei se presenti anche in Word.

I componenti aggiuntivi, poi, la arricchiscono ulteriormente, rendendola uno strumento incredibilmente funzionale!

Sono almeno tre le funzioni che più mi hanno colpito di Documenti:

  1. qualsiasi documento creato in modalità Google non ha dimensione. Potrei scrivere un libro di 1000 pagine, riempirlo di immagini, e la sua dimensione resterebbe sempre di 1kb!!!
  2. con l’aggiunta di alcuni componenti aggiuntivi, poi realizzare delle fantastiche Newsletter da inviare direttamente tramite il tuo account Google, senza costi ulteriori e senza utilizzare altri applicativi
  3. una volta creato il tuo documento puoi inviarlo a chi vuoi in qualsiasi formato tu desideri (oltre al formato Google, Word, PDF, pagina web, .odt)

Approfondisci su: https://www.google.it/intl/it/docs/about/

Fogli Google: Con Fogli Google, puoi creare, modificare e collaborare ovunque ti trovi

Che dire di Fogli Google? Un capolavoro! Non potrei utilizzare altra espressione per descrivere questa applicazione.

Anche qui, fino a 4 anni fa il solo paragonarla ad Excel risultava un insulto e non aggiungo altro.

Oggi è forse addirittura meglio. Immagino che chi lavora in condivisione e coi dati questo strumento di tabelle di calcolo risulta davvero un enorme innovazione, una manna dal cielo.

Fogli Google fa risaltare i fogli di lavoro con schemi e grafici colorati. Con le formule incorporate, le tabelle pivot e le opzioni di formattazione condizionale risparmi tempo e le attività più comuni nei fogli di lavoro diventano più semplici.

E la cosa più incredibile è che questo capolavoro, insieme a tutto Drive, è gratuito (certo, Google Suite ha un costo, ma solo per avere il dominio ed uno spazio maggiore) con la versione base (per intenderci nome.cognome@gmail.com).  

Approfondisci su: https://www.google.it/intl/it/sheets/about/

Presentazioni Google: ideale per le presentazioni aziendali

Presentazioni Google è l’equivalente del più famoso Powerpoint di Office. Come le altre applicazioni Google, è possibile creare e condividere file, da qualsiasi dispositivo, arricchendo le presentazioni con file multimediali e statistiche.

Tra le applicazioni della Suite, ammetto che è quella che uso di meno (ma molto meno), ma solo perché la mia attività non necessita di presentazioni. Di conseguenza, la mia esperienza d’uso è molto basica.

Per tanto, se qualcuno ha maggiore esperienza d’uso, può segnalarlo nei commenti.

Approfondisci su: https://www.google.it/intl/it/slides/about/

Moduli Google: raccogli e organizza le informazioni con bellissimi moduli

Per molto tempo ho ricercato sul web applicazioni che mi permettessero di poter creare sondaggi o test dedicati ai clienti, per conoscere le loro esigenze, le loro eventuali richieste, i loro punti di vista. E devo dire che ho fatto molta fatica, perché c’era sempre qualcosa che non mi soddisfava.

Poi, un giorno, un collega mi ha fatto notare che all’interno della Suite era prevista un’applicazione che probabilmente poteva risultare utilissima.

Beh, la prima cosa che ho pensato “E’ tutto in italiano…Fantastico!” Si, può sembrare banale, ma tutte le altre opzioni vagliate sul web sono almeno in lingua inglese. Non che fosse un problema insuperabile, ma studiare uno strumento del tutto nuovo (e le tecniche relative per creare un modulo di sondaggio efficace) in una lingua non proprio tua, richiede del tempo in più.

Ho scoperto, così, la semplicità di Moduli Google. Non bisogna essere dei tecnici del marketing per poter creare sondaggi belli ed eleganti. Puoi utilizzare una tua foto o il logo della tua azienda e Moduli sceglierà i colori giusti per completare il tuo modulo in modo unico e personalizzato. In alternativa, puoi scegliere tra una varietà di temi curati per definire lo stile del tuo sondaggio.

Scegli tra diversi tipi di domande, da quelle a risposta multipla, ai menu a discesa e alle scale lineari. Aggiungi immagini e video di YouTube o dai libero sfogo all’immaginazione utilizzando la logica per la diramazione delle pagine e di salto delle domande.

Le risposte ai tuoi sondaggi vengono raccolte in modo automatico e ordinato in Moduli con informazioni sulle risposte e grafici in tempo reale. In alternativa, puoi analizzare ulteriormente i dati visualizzandoli in Fogli.

Approfondisci su: https://www.google.it/intl/it/forms/about/

Conclusioni: prova Google Drive in G Suite, sfrutta al massimo i 30Gb di archiviazione!

Con Google Drive hai tutto ciò che ti serve per lavorare ai tuoi vari documenti. Accedi da qualsiasi dispositivo, utilizzando applicazioni leggere, compatibili con tutti gli altri formati. Il tutto, ripeto, senza dover scaricare software pesanti e costosi, pagando il solo canone di posta (che in ambito business è ovvio, volendo possedere un dominio aziendale).

Leggi: Lavorare con Gmail: il servizio di posta più evoluto del web!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *