Trello, il miglior amico dello smart working

Ho scoperto Trello da qualche anno, ma solo da pochi mesi ho iniziato ad utilizzarlo regolarmente. Alcune sue funzionalità che lo rendono davvero incredibile e molto utile per gestire sia le proprie attività sia per seguire progetti di team all’interno di un’azienda.

Una premessa è d’obbligo: questa è una recensione spontanea, non esiste alcun programma referral di Trello, per cui non percepisco nulla in cambio.

Cos’è Trello e come funziona

Trello è un sistema basato sul sistema Kanban, cioè “cartello”. Immagina una lavagna pulita, dove creare liste di task (o cose da fare) e organizzarle proprio come vuoi tu.

Trello è estremamente semplice! Gli elementi chiave sono 3 in tutto:

  1. Board: la lavagna di cui ti parlavo, che rappresenta il progetto. Le board possono essere private, come in questo caso, ma anche pubbliche e visibili a tutti i membri della tua squadra. La forza di Trello sta anche – e soprattutto – in questo: nella possibilità di collaborare in maniera intuitiva con altre persone.
  2. List: a seconda della natura della board, rappresentano i macro-step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”); idee (es. “Idee per il piano editoriale blog”, “Idee per il piano editoriale Facebook” e via dicendo), oppure possono essere relative alle varie persone che fanno parte di un team (es. in una board creata per organizzare un evento, le liste serviranno a raccogliere i task delle varie persone coinvolte).
  3. Card: è l’unità di base della board e rappresenta il singolo task o un’idea. Le card, che contengono i vari task, sono all’interno di ciascuna lista e le posso spostare con un semplice drag and drop da una lista all’altra, a mano a mano che il progetto avanza. Ti posso assicurare che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra.

Personalizzare Trello: etichette e funzionalità Power Up

Nella guida di Trello, c’è una frase rappresentativa di questo tool: Trello works for you, no matter how you work (trad. “Trello funziona per te, indipendentemente da come lavori”)

Trello ti dà la massima libertà nel decidere come organizzare la tua lavagna: non hai limiti nel creare board, liste e card. Uno dei modi per me più validi di usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

Assegnando a ogni card un’etichetta (es. priorità alta, media e bassa), potrai avere una visione d’insieme del progetto e capire il suo andamento. Le etichette sono un mezzo potente soprattutto perché puoi cercare le card filtrandole per colore. Vuoi sapere quali sono tutti i task urgenti? Oppure quali quelli assegnati a un determinato team? O, ancora, quelli che appartengono a una fase precisa del progetto? Organizzando le etichette, potrai avere queste informazioni in pochi passaggi.

Altra chicca del team di Trello? Se sei daltonico, le etichette colorate non sono proprio il massimo per te, ma puoi abilitare un sistema di labelling per daltonici. Geniale, no?

Ci sono poi delle funzionalità extra (Power Ups) che puoi scegliere di abilitare per ciascuna board:

  • Calendar: tutte le tue card a cui hai assegnato una scadenza vengono visualizzate in un calendario settimanale o mensile. Aprendolo, capirai in un attimo che tipo di mese o settimana ti aspettano (ti consiglio vivamente di non aprirlo la domenica sera per non incorrere in crisi esistenziali, eh eh eh).
  • Voting: abilitando questa funzione, i membri della board (scegli tu quelli a cui dare il permesso) possono votare una card. È una funzione azzeccatissima, ad esempio, per votare le idee per nuovi blog post.
  • Card Aging: se una card con un’immagine integrata rimane inattiva a lungo, questa assumerà l’aspetto di una vecchia foto. Guarda in basso a destra nella schermata qui sotto.

Tanti modi per usare Trello: eccone alcuni

Ora che abbiamo visto tutte le funzionalità di Trello, facciamo una panoramica sui suoi possibili usi.

Calendario editoriale

Per organizzarlo, Trello ci ha dato una grossa mano. Ciascuna card è stata assegnata a un membro del team e le etichette, in questo caso, rappresentano le categorie dei post: copywriting, content marketing, social media, etc.

Riunioni mensili

Con questa board, puoi gestire le riunioni aziendali, senza rischiare di perderti per strada dei temi importanti. 

Organizzare riunioni aziendali

Le card ti danno la possibilità di inserire idee, obiezioni, suggerimenti, in una sorta di pre-riunione. Ricordi che prima ti accennavo alla possibilità di collaborare su Trello? Mi riferivo proprio a questo: alla facilità con cui puoi interagire con altre persone e scambiare con loro opinioni e documenti rilevanti.

Amministrazione

Fatture da emettere, fornitori da pagare, solleciti da inviare e chi più ne ha, più ne metta. I task amministrativi sono sempre numerosi e spesso si rischia di perdersi qualche scadenza importante. Niente panico! Con le etichette e la calendarizzazione riuscirai a tenere tutto in ordine e sotto controllo. E sarà vita dura per i clienti insolventi.

Quadro generale dell’azienda

Sulla sua guida, Trello suggerisce un uso davvero molto innovativo della board: una visione d’insieme dell’azienda, con progetti in corso e progetti completati, priorità, composizione dei team, con tanto di congratulazioni ai singoli componenti per i loro successi.

Manuale per gli impiegati

È sempre Trello a suggerire questo uso della board: un manuale online per gli impiegati, con card di benvenuto per il primo giorno di lavoro, e poi benefit, politiche per rimborsi, vacanze, congedi parentali e ancora foto della vita d’ufficio e via dicendo. Personalmente, lo trovo un uso moooolto utile.

In conclusione

Sappi che Trello è accessibile anche da mobile e che esiste una versione a pagamento, Trello Business Class, che offre ulteriori vantaggi, tra cui:

  • maggiore livello di personalizzazione;
  • possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
  • maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

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